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运营岗工作GTD时间管理方案

在焦虑越来越泛滥的时代,不少人在知识、工作、生活等方面存在焦虑症,在这些焦虑症中有一种症状脱颖而出,那就是时间焦虑。

经常听小伙伴说时间不够用,早起晚睡事情还是做不完。除了对事情进行取舍外,我们更应该学会时间管理。

接下来我将通过时间管理方法论的知识,和你聊一聊如何更好利用时间。

 

 

时间焦虑了?不妨试试GTD时间管理

时间管理方法论 GTD

 

①定义

 

GTD就是Getting Things Done的缩写,翻译过来就是「把事情做完」,是一个管理时间的方法。其核心理念就是必须记录下来要做的事,然后整理安排并使自己一一去执行。

 

②原理

 

我们将新发生的事情统称为「待办事项」。这些「待办事项」可以分为两类:时间属性和事件属性。

时间属性,即通过给事件标上时间来分类任务。

 

eg:有些事情是今天要完成的,有些事情是明天要完成的,有些事情则是没有时间限制的,则可以将这些事件安排在「今天 / 明天 / 收集箱」。

 

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事件属性,即按照事件的性质来分类任务。

 

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eg:我们可以根据项目内容划分,分为「工作/学习/生活/娱乐/阅读」等,这个可以结合自身情况,下面是我自己个人建立的事件属性。

③ 核心原则

 

GTD的五个核心原则是:收集、整理、组织、回顾、执行。

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a.收集

收集什么呢?收集任何引起我们注意力的事情。收集的时候不做任何的判断,先收集下来再说。

 

这个时候什么都可以作为收集的工具,例如to do软件/笔记本/备忘库等,但是一定要控制收集箱的数量,收集箱的数量越少越好。

b.整理

此时收集箱里只是材料或者事件的一部分,我们需要对其进行整理,挖掘出有价值的事件。我们应从上述所有的收集箱中,循环反复地进行分类。

c.组织

当我们整理完任务后,需要对可以做的事情进行组织。把这些能做的事情做出一个项目计划,并且给它们分类,这里是将能做的事按紧急重要情况进行分类。

d.回顾

回顾就是我们要周期性的进行回顾。回顾是为了解放大脑,并使我们随时调整自己的时间管理方法和效率。

e.执行

实际上在 do 的阶段,do 的内容只有三个:

时间焦虑了?不妨试试GTD时间管理

通过以上的介绍,我们对时间管理已经有一个初步的认识。接下来我将推荐使用滴答清单这款软件,再结合这些理论,帮助我们更好管理时间。

时间焦虑了?不妨试试GTD时间管理

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如何将滴答软件和GTD方法论结合

 

上面我们提到了GTD的步骤,接下来,我们会根据这五大步骤,一一跟滴答清单做结合,帮助大家更有效地做好时间管理。

 

收集

有必要将所以的事项都收集下来吗,这里想先跟大家聊一聊收集的问题。

 

A 每一件未做的事情都需要存储在收集篮中,而不是大脑。

B 应该尽可能的控制收集设备的数量,越少越好。

C 必须定期清空这些设备。

接下来我们来谈一谈怎么收集?

 

手机端点击右下角的「+」,回车即可。

 

eg:我想在「今天」的清单中添加「看书」这个任务,则点击右下角的「+」,在对话框中输入任务回车即可。

 

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电脑端在相应文件夹最上面的方框输入任务,回车即可。

 

eg:我想在「今天」的清单中添加「看书」这个任务,点击左侧的「今天」,中间将出现「今天」的所有任务,在对话框中输入任务回车即可。

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整理

 

处理收件箱要遵循一个严格的工作流程:从最上面开始,一次处理一项,不把任何东西放回收件箱。

 

接着对事件进行分类:立刻完成(如果花的时间少于两分钟)/委托别人完成/延期/资料存档/删除/暂不处理

eg:现在我的收集箱有四件事。

 

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组织

 

上面我们提到组织就是将能做的事按紧急重要情况进行分类,接下来我们先来讲讲紧急任务和重要任务的组合。

紧急任务和重要任务的四种不同组合。

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通过对任务进行分类,舍弃不需要的任务,再对剩下的任务排序,优先处理紧急且重要的任务。

 

事实上,80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的,应当享有优先权。因此要善于区分这20%的有价值的事情,然后根据价值大小,分配时间。

那么我们可以怎么与滴答清单结合呢?

①清单分类

a.可以通过设置清单的颜色来标明重要程度,且该颜色会体现在清单和日历的任务颜色上。

 

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b.可以在清单前面加一些表情符号,例如各种吃的东西,会更加形象。

 

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②标签设置

如果前面的清单你是按照时间属性/事件属性对清单进行命名,这里我们还可以在「标签」栏中按紧急重要情况进行分类,再将清单和标签进行结合。

 

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回顾

 

我们可以通过回顾列表,将不需要的进行删除,对不够完善的列表进行修改和补充。还需要回顾一下事情的进度,防止自己忘记。有的事情需要每天回顾,有些一周甚至一个月回顾一次就够了。

 

回顾整个系统,更新各类清单,做到彻底、清楚、实时和完整。通过定期回顾,来优化我们的工作事项。

 

执行

 

①对信息进行完善

对事件内容进行补充,使得任务具体化。

 

eg:我今天有一节线上网课需要签到,我原先的任务清单中只是提醒我开始的时间和事件,这时我可以完善事件整个时间段、地点、课程,使得任务更加清楚。

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②进行时间设置

 

a.土豆番茄时间法

土豆番茄法是之前在少数派看到的一篇推文中学习到的,觉得这个方法很棒,所以这里想和大家分享一下。

这个方法巧用番茄计时的功能。通过自定义一个番茄的时长,并将这个时长作为标准。

eg:我设置一个番茄时长为50分钟,这样在完成任务之后留下10分钟的休息时间,刚好是1小时,这样在时间规划上会更加直观一些。如果注意力没办法长时间集中的小伙伴可以设置一个番茄时长为25分钟。

接下来我们讲讲土豆时间和番茄时间。

 

土豆时间是指预算完成需用多少个番茄。

番茄时间是指实际完成需用多少个番茄。

eg:我今天计划完成三件事,分别是英语、阅读和作业。

「英语」我预算完成这件事需要花一个番茄的时间,实际上我花了一个番茄完成该任务。预算和实际所用的番茄数是相符的。

 

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通过预算和实际的对比,能够帮助我们对自己有一个更加清晰的认识,也便于后期进行回顾和调整自己的计划。

b.巧用时间上的重复

有些事情我们可能会经常做,这个时候我们就可以巧用「选择日期 - 设置重复」进行循环设置。这里将具体介绍三种好玩的重复模式的区别。

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这种模式能提前完成未来的工作,我们可以根据自己的需求设置不同的重复模式。

③ 设置优先级

设置优先级,可以帮助我们高效完成任务。设置完优先级后任务左边会出现方框,方框显示对应优先级的颜色。

 

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进一步玩转滴答功能

 

①高级搜索

点击头像旁边的搜索框,输入关键字词,就能快速找到含有关键词的任务。

 

eg:我之前收藏了一个跟设计相关的插件,任务太多我懒得一个个点开找。这时我就可以直接点击头像旁边的搜索框,输入「设计」,此时就会出现包含「设计」的清单。

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如果这个清单含有链接,还可以点击最右边的具体内容直接打开该链接。

②和微信连接

关注滴答公众号后,进行账号绑定就可以轻松玩转下面功能啦~

a.在公众号输入内容录入任务,进行任务收集。

 

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b.将文章、消息记录等发送到滴答清单后进行归纳整理,发送完成后「滴答清单」公众号会给你发送一条消息提示你创建任务成功。

 

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c.查看今日计划

通过点击菜单栏做左下方的清单,系统会提示你今天的任务以及过期的任务,提示你完成。

③番茄计时

通过番茄计时,我们可以统计自己的时间利用率,哪段时间更高效等。

 

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手机端:

如果还没有开启可以通过「设置 - 选项卡 - 番茄」中开启,之后便会显示在界面上。

 

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电脑端:

通过「设置 - 番茄计时」进行番茄设置,确认之后桌面就会出现番茄相关信息。

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右上角的四个按钮分别为「置顶/最小化/收起/关闭」,下面还有统计等各种,上方还会显示番茄的进度条。

 

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个人喜欢开启「置顶」模式,这样对时间的把握更加直观一些。

④打卡

「一切能令自己变得更好的事情,都值得坚持去做,而养成一个好习惯,恰好是这样的事情。」所以打卡功能诞生啦。

 

这个功能是最近5.0版本更新的内容,目前还不是很完善,相信未来会逐步完善变得更完美。

a.开启功能

如果还没有开启可以通过「设置 - 选项卡 - 习惯」中开启,跟开启番茄界面一样。

b.查看概览

滴答清单中提供了「打卡概览」「月度打卡表」,可以随时查看自己的打卡情况。

 

如果某一天坚持了这个习惯但是忘记打卡,也可以在月度打卡表中补一下。

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c.整理归档

你还可以在智能清单「今天」中了解到今天有多少习惯是「待打卡」状态,方便在同一个地方处理今天的所有事情。

 

对于阶段性的打卡,还可以在这一阶段结束后先将其进行归档,以后需要重新打卡时再恢复。

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PS:如果没有开通高级会员,只能使用3个习惯。

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滴答高级会员功能好玩点

 

以下的功能都是需要开通高级会员才可以使用的哈~

 

①日历视图

通过日历视图,我们可以直观看清楚今天及未来的任务。

 

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如果觉得太小了,我们还可以通过切换换成日历/周历。

②安排任务

安排任务就是可以让你像行动官一样对任务进行安排,给任务安排执行的时间和时长。

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如果是月历视图进行安排,需要先在右上角的「更多」打开「安排任务」窗口。

③会员专享主题

通过「设置 - 主题」可以查看更多会员专享主题,选择自己喜欢的风格。

 

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④团队协作

高级会员每个清单共享成员数量可达29人,而普通用户只能1人。

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⑤智能清单

在「设置 - 智能清单 - 自定义智能清单」开启智能清单,点击左侧菜单栏「自定义 - 添加智能清单」即可创建一个新的自定义智能清单。我们可以通过筛选条件与逻辑的使用来设置清单。

eg:我们可以使用智能清单创建四象限系统,这里因为篇幅原因就不做具体阐述,如果想知道可以在 APP 中「设置 - 帮助中心 - 进阶指南 - 四象限管理任务」查看原理和使用,其他智能清单的设置也同理。

 

 

时间焦虑了?不妨试试GTD时间管理

小结

 

以上就是对于时间管理及滴答清单的一些介绍,个人超喜欢的一些功能:

 

① 土豆番茄时间法

② 与微信连接

③ 番茄计时

④ 日历视图

⑤ 安排任务

⑥ 打卡

 

这次是对时间管理和滴答清单功能进行比较详细的讲解,但是具体用哪些,建议大家结合文章和自己的习惯。要相信,适合自己的东西才是最好的。

 

还记得GTD的五个核心原则吗?

没错,就是收集、整理、组织、回顾、执行

 

执行是最后一步,也是最关键的一步,赶紧动手尝试你的新时间管理叭~

 

好啦,本次的分享到这里就结束啦,如果你还有其他关于时间管理或者滴答清单好用的介绍,欢迎在下方留言分享。

 

原文始发于微信公众号(有号以后):时间焦虑了?不妨试试GTD时间管理


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